Як достукатися до осіб, які приймають рішення, за допомогою вашої петиції

Переконайтеся, що ви звертаєтеся до потрібної особи

Перш ніж звертатися, переконайтеся, що ви визначили особу або орган, який справді має повноваження зробити те, про що ви просите. Звернення до того, хто не може виконати вашу вимогу, — це марнування часу і може створити враження, що ви не розумієте, як працює відповідна установа.

Запитайте себе: хто ухвалює остаточне рішення саме з цього питання? У деяких випадках один орган надає рекомендацію, а інший її затверджує. Працівник ради може підготувати рекомендацію, а обрані депутати ради — проголосувати за неї. Відділ компанії може керувати політикою, а керівна команда — затверджувати зміни. Якщо залучені обидва, звертайтеся до обох.

Якщо ви не впевнені, перевірте офіційний сайт відповідної організації, подивіться, як ухвалювалися подібні рішення раніше, або зателефонуйте на головний комутатор і запитайте, хто відповідає за питання, яке ви порушуєте.

Вийдіть на контакт завчасно, а не лише під час вручення

Не потрібно чекати, доки ви зберете тисячі підписів, перш ніж повідомити особу, що приймає рішення, про існування вашої петиції. Ранній контакт виконує дві функції: він показує, що ви налаштовані серйозно, і дає вам час з’ясувати, чи існує офіційна процедура подання, якої слід дотримуватися.

Коротке вступне повідомлення на старті кампанії або коли ви зібрали першу суттєву кількість підписів — цілком доречне. Будьте стислими й по суті. Поки що ви не просите ухвалити рішення. Ви лише повідомляєте про себе та встановлюєте канал зв’язку.

Ранній контакт також допомагає вам знайти правильну адресу, ім’я відповідального посадовця чи представника та дізнатися, чи є дедлайни, про які вам потрібно знати.

Як написати ефективне повідомлення

Незалежно від того, чи надсилаєте ви вступну примітку, оновлення про перебіг кампанії або офіційний лист для вручення, структура лишається однаковою. Будьте чіткими, лаконічними та ввічливими. Ворожі або звинувачувальні повідомлення дають адресату привід вас відкинути.

Кожне повідомлення до особи, яка приймає рішення, має містити:

• Чого саме ви просите. Чітко й однозначно сформулюйте, яку саме зміну ви хочете.
• Чому це важливо. Одне-дві речення про те, кого це стосується і що станеться, якщо нічого не зміниться.
• Рівень громадської підтримки. Вкажіть, скільки людей підписало петицію, і додайте посилання на неї, щоб вони могли це перевірити.
• Будь-який релевантний дедлайн. Якщо рішення вже незабаром, зазначте це. Дедлайн дає вашому повідомленню підставу бути прочитаним саме зараз.
• Чітке прохання про відповідь. Запитайте, що вони планують зробити і коли ви можете очікувати на відповідь.

Оберіть правильний канал

Різні ситуації вимагають різних підходів.

• Email Найкраща відправна точка для більшості кампаній. Це створює письмовий запис, повідомлення можна переслати всередині організації, а адресат матиме час на відповідь. Звертайтеся до конкретної людини, а не до загальної скриньки.
• Лист. Друкований лист, надісланий поштою, доречний для офіційних установ, таких як парламент, урядові відомства або великі державні органи. Паперовий лист інколи привертає більше уваги, ніж електронний лист.
• Телефонний дзвінок. Корисно, щоб нагадати про невідповідене електронне повідомлення або з’ясувати, хто є правильною контактною особою. Перш ніж телефонувати, чітко визначте мету й будьте лаконічними.
• Запит на зустріч. Варто ініціювати, коли у вас уже є значна кількість підписів. Особистий контакт важче проігнорувати, і він дає вам змогу безпосередньо викласти свою позицію. Будьте гнучкими щодо часу: якщо головна особа, яка приймає рішення, недоступна, зустріч із керівним співробітником усе одно має сенс.
• Соціальні мережі. Згадка особи, яка приймає рішення, у публічному дописі створює помітний тиск. Робіть це обережно й професійно. Це найкраще працює, коли вам є що конкретно повідомити, наприклад важливу віху, і працює гірше, коли виглядає як тривала кампанія переслідування.

Ведіть облік усіх контактів: дати, імена, що було надіслано та яку відповідь ви отримали. Цей запис корисний, якщо кампанія набирає обертів, і необхідний, коли ви офіційно вручаєте петицію.

Оберіть вдалий час для контакту

Найефективніші моменти для звернення до особи, яка приймає рішення, пов’язані з подіями у вашій кампанії або в її процесі ухвалення рішень.

• Коли ви досягаєте рубежу за кількістю підписів, що демонструє реальну громадську підтримку.
• Коли заплановано засідання комітету, голосування в раді або перегляд політики. Зв’яжіться з ними за кілька днів до цього, а не в сам день.
• Коли стається щось нове: висвітлення вашого питання в медіа, пов’язана подія або заява іншого органу влади, що підтримує вашу позицію.
• Коли ви готові офіційно вручити петицію. Попередьте їх завчасно, щоб вони могли виділити час на належне прийняття петиції.

Уникайте надто частих звернень, щоб ваші повідомлення не сприймалися як тиск, а не як комунікація. Один чи два повідомлення, надіслані в слушний момент, важать більше, ніж потік щотижневих листів.

Підготуйте пакет для вручення

Коли будете готові офіційно вручити петицію, підготуйте пакет матеріалів, який подає вашу кампанію чітко й професійно. Добре підготовлене вручення важче відкласти, ніж просто посилання на вебсайт.

• Супровідний лист: Одна сторінка із коротким викладом петиції: проблема, ваша конкретна вимога та кількість підписантів. Повторно вкажіть будь-який дедлайн і чітко попросіть про відповідь.
• Список підписів. Роздрукуйте зведення підписів із іменами, місцями проживання та будь-якими коментарями. Якщо у вас тисячі підписів, доцільніше подати репрезентативну вибірку з підтвердженою загальною кількістю, ніж усі імена окремо.
• Особисті історії: Кілька конкретних коментарів або коротких висловлювань підписантів додають людського виміру, якого самі лише цифри не передають. Оберіть приклади, які чітко ілюструють вплив цього питання.
• Підтверджувальні матеріали. Якщо у вас є релевантні згадки в медіа, офіційні дані або висновки експертів, що підтверджують вашу позицію, додайте їх як додатки або посилання.

Якщо особа, яка приймає рішення, просить надіслати підписи електронною поштою, поясніть, що персональні дані не слід передавати масово електронною поштою. Особисте або офіційне письмове вручення є доречнішим і демонструє, що ви відповідально поводитеся з даними прихильників.

Залучіть медіа під час вручення

Публічне вручення створює момент видимої підзвітності. Висвітлення вручення в медіа створює додатковий тиск на особу, яка приймає рішення, і викликає новий інтерес до петиції.

За тиждень до дати вручення надішліть короткий пресреліз або пропозицію місцевим журналістам, які висвітлюють вашу тему. Повідомте їм, що саме ви вручаєте, скільки людей підписало петицію, а також коли і де відбудеться передача.

Заздалегідь запитайте в особи, яка приймає рішення, чи не заперечує вона проти присутності медіа. Багато обраних посадовців вітають таку можливість. Навіть якщо журналісти не прийдуть, зробіть власні фото та відео вручення. Їх можна буде опублікувати в оновленні петиції та в соціальних мережах.

Повний посібник із звернення до журналістів і написання пресрелізу дивіться тут: Як отримати висвітлення вашої петиції в медіа.

Що робити, якщо ви не отримали відповіді

Відсутність відповіді — це звична ситуація, і вона не обов’язково означає, що петицію проігнорували. Працівники можуть опрацьовувати великий обсяг листування, питання може перебувати на активному розгляді, або ваше повідомлення могло не дійти до потрібної особи.

Зробіть одне повторне звернення через розумний проміжок часу, зазвичай через один-два тижні. Посилайтеся на своє початкове повідомлення й ввічливо запитайте, чи його отримали та коли ви можете очікувати на відповідь.

Якщо відповіді й досі немає, розгляньте інші варіанти: офіційне подання через внутрішню процедуру установи, запитання, поставлене на публічному засіданні, або звернення через обраного представника. Фіксація відсутності відповіді та поширення цієї інформації в оновленні петиції або пресзаяві також може створити тиск, хоча такий підхід потребує обережності.

Після вручення: продовжуйте комунікацію й завершіть цикл

Вручення — це не кінець кампанії. Тримайте своїх прихильників у курсі того, що буде далі.

• Опублікуйте оновлення одразу після вручення. Розкажіть, як усе пройшло, що було сказано, додайте фото та поясніть наступні кроки. Прихильники, які підписали кілька тижнів тому, досі зацікавлені в результаті.
• Підтримуйте зв’язок з особою, яка приймає рішення. Якщо вони пообіцяли відповісти або вжити заходів до певної дати, нагадайте про себе, коли ця дата настане. Ввічливе й по суті нагадування показує, що ви стежите за ситуацією.
• Оголосіть результат. Якщо кампанія має успіх, чітко повідомте про це своїм прихильникам. Якщо ні — поясніть, що сталося, і чи є подальші кроки. Люди, які взяли участь, заслуговують знати, до чого привели їхні підписи.

Кампанія, яка завершується добре — незалежно від результату, — формує довіру в тих, хто її підтримав, і полегшує повторну мобілізацію в майбутньому.